Un informe expón impulsar a dixitalización co apoio dun taller de emprego
23 ene 2020 . Actualizado ás 05:00 h.O arquivo municipal non pode máis. A documentación en papel que se xera, e que é preciso conservar por un tempo máis ou menos prolongado, está moi por amais do ritmo de dixitalización. Nas dependencias destinadas a almacenar licenzas e expedientes non queda sitio para máis cartafoles. Para saír do paso, o Concello de Monforte recorrerá ao alugueiro dun baixo o máis próximo posible á casa consistorial. O anuncio de licitación que se publicou este mércores vai acompañado dun informe que suxire a conveniencia de impulsar a dixitalización mediante un taller de emprego. Actualmente, o arquivo ten unha soa persoa ao seu cargo.
Na provincia de Lugo, concellos como Vilalba ou Ribadeo puxeron en marcha nos últimos anos talleres de emprego financiados pola Xunta que se destinaron a impulsar o proceso de dixitalización dos arquivos municipais. O problema sempre é o mesmo: a falta de espazo pola acumulación de documentos en papel. No caso de Monforte, as tres dependencias na que se depositan estes fondos tras o cambio de localización do consistorio resultan «insuficientes para albergar toda a documentación que se produce».
Dous destas dependencias están situadas na segunda planta o consistorio. Teñen 124,46 e 60,64 metros de planta, respectivamente, e 2,50 metros de altura. A documentación se garda en estantes e armarios de arquivo sobre raíles. Tamén se habilitaron andeis nunha parte do soto que serve para almacenar mandamentos de pagamento e outros documentos xerados polos servizos económicos. Pero o papel que xera o día a día da actividade municipal esixe aínda máis espazo.
Aspecto de desorde
«Neste momento as oficinas da casa do concello están ateigadas de documentación que fai difícil o desenvolvemento do traballo e da un aspecto de desorde», detalla o informe sobre a situación do arquivo. «As oficinas e organismos do concello -prosegue- xeran cada vez mais expedientes que compre conservar e gardar nas mellores condicións posibles. É por todo isto polo que hai que buscar unha solución, aínda que sexa momentánea».
A eliminación deste tipo de documentos non é aleatoria. Existe unha normativa estatal, aplicable tamén aos expedientes electrónicos, que establece os períodos de conservación de acordo coas características do documento. Tamén fixa as pautas que se deben seguir para as cribas periódicas dos arquivos. «O prazo de conservación depende da natureza do documento. Un título de propiedade, por exemplo, debe estar arquivado sempre», explica un secretario municipal.
O problema en Monforte agrávase porque existen servizos que funcionan fóra da casa consistorial -as oficinas de rehabilitación, mocidade, deportes e información ao consumidor, e o centro de información á muller- que pronto terán que derivar ao arquivo municipal documentación para a que tampouco dispoñen de espazo.
A solución, de momento, será alugar un baixo próximo ao consistorio que fará as funcións de arquivo municipal. As bases establecen unha duración de cinco anos para o contrato e un prezo máximo de 650 euros ao mes. O local terá que estar situado a menos de cen metros do consistorio e dispor de polo menos 125 metros cadrados.
Un problema de peso que desaconsella recorrer a pisos ou entreplantas
Os problemas co arquivo municipal veñen de lonxe. No anterior consistorio foi necesario apontoar dependencias nas que se gardaba a documentación debido ao elevado peso que acada o papel cando se acadan importantes volumes. Esta é a causa de que se decidise alugar un baixo para desconxestionar as dependencias da casa consistorial. «A posibilidade dunha entreplanta ou un piso é impensable debido a que o gram peso do papel obrigaría a reforzar os solos», sinala o informe que inclúe a licitación. Tamén se descartou a posibilidade de recorrer a unha nave da periferia «polo risco de roubos e actos vandálicos».
Nos criterios de adxudicación teranse en conta a oferta económica, a distancia do inmoble con respecto ao consistorio e as condicións do local. A renda non poderá exceder inicialmente de 650 euros ao mes, pero o prezo do alugueiro revisarase con arranxo ao IPC. O prego de condicións establece os requisitos que deberá cumprir o local e que completará o Concello con medidas como a instalación de deshumidificadores ou dispositivos de detección de incendios.
Arquivo, non almacén
O informe municipal advirte, doutra banda, da conveniencia de desterrar a frecuente «tentación» de utilizar as dependencias destinadas a arquivo para gardar mobles, caixas con libros ou urnas electorais. «Nos depósitos dos arquivos só se poden gardar expedientes e documentación relacionada coa actividade do Concello», sinala.